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如何確保員工手冊合法有效?

2019-11-18    權益保障    【手機瀏覽本頁】

企業的員工手冊或規章制度是一個企業和企業員工的權利義務清單,現在企業要想健康高效運行,很重要的一個因素即明確員工的權利義務界限,使企業的每一個環節按照既定規則干凈利落地運轉。

因此,對于企業規則即規章制度或員工手冊本身的制定顯得至關重要;制定出合法且有效的規章制度或員工手冊對維護企業自身利益、同時保障員工合法權益吸引人才至關重要。


用人單位的規章制度要具有法律效力,應當具備3個條件:

  • (1)規章制度的內容應具有合法性;
  • (2)制定和通過應經過民主程序;
  • (3)應向勞動者公示。因此,將直接涉及員工切身利益的規章制度和重大事項決定公示或告知員工至關重要。

內容合法

1、合法性

首先企業制定的規章制度要合法,不得違反法律、行政法規的強制性規定。諸如遲到罰款、曠工扣除三倍工資等均是不合法的,企業在制定或修改規章制度時,對于諸如罰款等處罰措施要予以刪除。

對于規章制度中的霸王條款,諸如在職期間不準談戀愛結婚、入職三年不得懷孕、三月前未休完年休假視為自動放棄等,均因違反法律的強制性規定而無效。

2、合理性

合理性是公平原則在規章制度中的體現!秳趧雍贤ā返谌艞l規定:勞動者有下列情形之一的,用人單位可以解除勞動合同:(二)嚴重違反用人單位的規章制度的。因此,雖然未違反法律法規的明確規定,但明顯不合理顯失公平的內容仍然不為法律所承認。

比如司法實踐中即便企業在員工手冊中將下列情形列為重大過失企業有權解除勞動合同的情形,法院也不一般不會認可:曠工一天解除勞動合同,則有可能被認為不具有合理性,通常認為曠工三天解除勞動合同是合理的;給單位造成損失500元即解除勞動合同也有可能被認為是不合理的;


朝陽法院判的某高檔酒店員工私拿三卷手紙被解除勞動合同則不被法院認可。

3、可操作性

可操作性是指規章制度在適用時具有明確的指向,且不存在模棱兩可的情形。

例如:對于考勤制度中常見的“遲到”、“早退”行為:

一方面需要明確“遲到”、“早退”的具體含義,對于每天有四次打卡要求的企業來說,中午前后的遲到早退是否屬于遲到、早退。

另一方面要明確遲到、早退的后果,適用時不能產生兩條皆可的條款,需要明確指出針對的哪一種行為有何后果,而不能將一種行為針對多種后果。

對于某一行為的后果,在設計具體條款的時候注意內容的層次性和遞進性,不能一刀切,過寬或過嚴都不值得提倡。

對于重大、較大、天數等要有明確界定,要有具體的標準。比如一周內,一周是指周一到周五五個工作日內,還是連續5個工作日(包括節假日調休)即可。連續3次的“連續”是指一天內連續發生,還是連續三天每天都發生。

切記,千萬不要怕繁瑣,一定要盡可能窮盡所有重要的可能的情形,解釋清楚,減少歧義,便于執行,寶馬公司的員工手冊就有六十多頁。

程序民主

《勞動合同法》第四條規定:用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度,保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。

用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時,應當經職工代表大會或者全體職工討論,提出方案和意見,與工會或者職工代表平等協商確定。

在規章制度和重大事項決定實施過程中,工會或者職工認為不適當的,有權向用人單位提出,通過協商予以修改完善。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規章制度和重大事項決定公示,或告知勞動者。

《企業民主管理規定》(中共中央紀委、中共中央組織部、國務院國有資產監督管理委員會、監察部、中華全國總工會、中華全國工商業聯合會,總工發[2012]12號文)第十三條規定:

職工代表大會行使下列職權:(一)聽取企業主要負責人關于企業發展規劃、年度生產經營管理情況,企業改革和制定重要規章制度情況,企業用工、勞動合同和集體合同簽訂履行情況,企業安全生產情況,企業繳納社會保險費和住房公積金情況等報告,提出意見和建議;

審議企業制定、修改或者決定的有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或重大事項方案,提出意見和建議。

根據上述法律規定,用人單位制定規章制度或員工手冊的民主程序分為三個步驟:

  • 第一步:職工代表大會或者全體職工討論;
  • 第二步:職工或職工代表提出修改完善方案或意見;
  • 第三步:企業與工會或者職工代表平等協商確定最終文本。

1、職工代表大會或全體職工討論

(1)依法推選職工代表——是否必須召開 人數確定 人員構成 任期

首先,企業不是必須要組建“職工代表大會”,須視企業人數而定。對于人數較少的私營企業,可以召開全體員工大會討論規章制度。

《企業民主管理規定》第八條第一款規定:企業可以根據職工人數確定召開職工代表大會或者職工大會。

其次,關于參會人數的確定。如果企業員工人數較多,可以召開職工代表大會,職工代表按全體職工人數的5%確定,最少不少于三十人。

《企業民主管理規定》第八條第二款規定:企業召開職工代表大會的,職工代表人數按照不少于全體職工人數的百分之五確定,最少不少于三十人。職工代表人數超過一百人的,超出的代表人數可以由企業與工會協商確定。

再其次,關于職代會人員構成。職工代表大會從人員構成上要體現民主原則,即不同部門、各個分公司的職工均參與其中,將民主落到實處,管理人員一定要控制在一定比例內。

《企業民主管理規定》第九條規定:職工代表大會的代表由工人、技術人員、管理人員、企業領導人員和其他方面的職工組成。其中,企業中層以上管理人員和領導人員一般不得超過職工代表總人數的百分之二十。有女職工和勞務派遣職工的企業,職工代表中應當有適當比例的女職工和勞務派遣職工代表。

《企業民主管理規定》第十六條規定:集團企業的總部機關和各分公司、分廠、車間以及其他分支機構可以按照一定比例選舉產生職工代表,召開集團企業職工代表大會,實行企業民主管理。集團企業的總部機關和各分公司、分廠、車間以及其他分支機構,按照本規定建立職工代表大會制度,在各自的職權范圍內分別開展民主管理活動。

最后,關于職代會的任期。職工代表大會是具有法定任期的。當然,這也不是絕對的,須根據企業具體情況而定。

《企業民主管理規定》第十條規定:職工代表大會每屆任期為三年至五年。具體任期由職工代表大會根據本單位的實際情況確定。職工代表大會因故需要提前或者延期換屆的,應當由職工代表大會或者其授權的機構決定。

(2)討論的形式與證明——民主的形式 如何證明履行了民主程序

首先,員工手冊、獎懲制度等重大規章制度討論的形式主要有:

  • 召開會議集中討論;
  • 通過電子郵件或電話會議等方式分別征集全體職工意見。

“討論”并不需要拘泥于“集中開會討論”這一形式。實踐中,實行民主程序可以通過電子郵件或電話會議方式向全體員工征集意見。

但是,從舉證的角度而言,通過召開會議集中討論的方式容易保留證據,便于日后舉證。

其次,為證明履行了民主程序,企業需要保留以下書面材料:比如會議紀要(模板如下)、簽到表,或者會議全程錄音錄像資料等。

如何確保員工手冊合法有效?

2、職工或職工代表提出修改完善方案或意見

民主程序要求用人單位就員工手冊、獎懲制度等規章制度征求職工或職工代表的意見,在征求意見的過程中,職工或職工代表對規章制度有不同意見的,可以提出異議或修改完善意見。征求職工意見是用人單位實行民主程序必不可少的一環。

用人單位通過向員工征詢意見并匯總的形式修訂規章制度,保證了勞動者的參與權、知情權、修改建議權,符合民主程序的要求。

司法實務的裁判規則是:對于適用于每一位員工的規章制度,其制定和修改,應當通過每一位員工或能夠代表每一位員工的方式進行。規章制度如果不具備參與制定/修改的主體對象和適用對象之間的對應關系,則可能會被認定為沒有滿足民主程序的要求而不能作為用工管理的依據;規章制度如果具備了參與制定或修改的主體對象和適用對象之間的對應關系,就可能會被認定為滿足了民主程序的要求。

3、企業與工會或職工代表平等協商確定最終文本

《勞動合同法》第四條規定,直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項需要與工會或者職工代表平等協商確定。司法實踐中,“協商確定”并不是指應當得到工會或職工代表的同意,“協商確定”是工會或職工代表參與協商的過程,最終的決定權仍在用人單位手中。

當然,這并不意味著用人單位可以隨便制定和修改規章制度,制定和修改的規章制度仍需要滿足合法、合理的要求。

完成公式

關于如何公示、公示的方式及形式,法律上并沒有明文的規定。司法實踐中公示的方法有多種,包括培訓法、發放簽收法、會議傳達法、局域網公示法、電子郵件發送法、公告欄法、規章制度作為勞動合同附件等。

從舉證及證明力角度來說,風險比較小的公示方法有培訓法(模板如下)、發放簽收法、會議傳達法,所以建議企業采取上述風險較小的公示方法。

如何確保員工手冊合法有效?

以下是幾種公示的法律風險防御注意點:

1、采用發放員工手冊、員工手冊考試、勞動合同約定、入職聲明、將規章制度作為勞動合同附件、部門傳閱并由職工簽字等形式,不論何種形式,單位均應保留員工簽字的相應憑證;

2、組織相關規章制度執行的培訓,并保留通知員工參加培訓的通知、培訓的具體內容、員工參加培訓的文件以及培訓簽到表;

3、如果公司想通過公告欄、企業內部的自動化辦公系統進行公示的,必須確保每個員工都有獨立的登錄自動化辦公系統的用戶名和密碼。并且,應當將規章制度在公示欄、自動化辦公系統進行公示約定在雙方的勞動合同中。

4、也可以通過為員工發送郵件等方式公示給勞動者,但一旦發生糾紛,除應對郵件發送情況進行公證外,該公示方式是否能得到仲裁或法院的認定亦有一定風險。

以上是企業如何制定或修改合法有效的規章制度或員工手冊的全部內容。

最后特別叮嚀:規范的規章制度制定對企業發展和用工至關重要,現在職工法律意識提高的大趨勢下尤其如此。一定要請最專業的法律人士制定最完善的規章制度,不要為了省一點小錢,最后因小失大,就得不償失了。

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